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Lo SMAU, principale rassegna informatica del nostro Paese, si svolgerà a Milano Fiera da giovedì 18 a lunedì 22 ottobre, con orario 10-19. Sabato e domenica sono aperti al pubblico, mentre giovedì, venerdì e lunedì sono riservati agli operatori. Noi saremo presenti in uno stand nostro (padiglione 14, salone 2, stand D49). Sarà con noi il nostro rivenditore Milan Net. Oltre a Gestilog ("il gestionale più affidabile d'Italia") e alle sue numerose opzioni, quest'anno presenteremo in anteprima assoluta una grossa novità software. Non vogliamo togliervi la sorpresa... se siete curiosi, venite a trovarci in SMAU, oppure visitate il nostro sito internet www.logisoft.it nel nuovo "look" che avrà a partire dal prossimo ottobre.
Si avvicina l'anno nuovo, e cresce il nervosismo per il passaggio all'euro; ad esempio, ultimamente si fa strada una scuola di pensiero "apprensiva" che consiglia addirittura di fare il cambio non a fine anno, ma prima! (Per inciso: si può, ma devono esserci motivi molto validi per farlo, altrimenti è meglio aspettare). Però gli utenti Gestilog dovrebbero essere meno nervosi degli altri. Infatti, lo ricordiamo ancora: Gestilog non ha bisogno di niente; è già perfettamente pronto a funzionare in euro. Il problema, caso mai, non è il programma, ma tutti gli aspetti amministrativi che gli stanno intorno. Si pensi solo alla necessità di adeguare i listini prezzi, o di convertire il bilancio. Per il passaggio, ci sono varie tecniche. Il manuale Gestilog ne presenta tre a scelta: creare una ditta nuova solo in euro; continuare sulla stessa ditta, tenendo in linea sia lire, sia euro; eseguire il passaggio "a posteriori" nel 2002. Per ognuna, i passi da compiere sono spiegati in dettaglio (capitoli: LAC pag.21-26 per contabilità e fatturazione, LAM pag.11-15 per magazzino, SPI pag.46-48 per immobilizzi). Si ricordi che il manuale si può consultare a video (col tasto Alt+H), e anche stampare, al volo (col tasto Shift+F1) o per pagine (dal Menù di Servizio). A parte il manuale, ci siamo comunque organizzati anche per assistere gli utenti che desiderino essere seguiti direttamente. In particolare abbiamo predisposto:
La Hot-Line costa solo L.540,000 fino al 31.12.2002. Il prezzo include già anche il canone d'aggiornamento per il 2002, che sarebbe da pagare comunque; quindi il costo effettivo è veramente modesto.
Altre Case hanno addebitato molto di più solo per dare l'aggiornamento all'euro, che invece i nostri utenti hanno avuto gratis...
Preparativi per l'euro: non è che ci sia bisogno di correre, ma ormai è ora di cominciarli. Una cosa che si può fare già adesso è predisporre i prezzi da mettere in vigore dal primo gennaio. E' un lavoro che richiede il suo tempo, perchè non è solo una banale questione di divisioni: la matematica è il punto di partenza, ma poi i risultati vanno sistemati con un po' di psicologia e molto buon senso. A meno che non vi stia bene pagare il caffè 77 centesimi virgola 4685... Scrivere il listino richiede ragionamenti, perciò non può esistere nessun software in grado di farlo da solo. Però, Gestilog può dare un aiuto, con la funzione Ricalcolo Prezzi del Menù Operazioni Automatiche Magazzino. Infatti, tale funzione modifica automaticamente i prezzi sugli articoli, eseguendo non solo la divisione per il cambio lire/euro, ma anche l'arrotondamento che si preferisce: a centesimi di euro, per i casi più comuni; a euro intero, per articoli di prezzo elevato; o a frazioni di centesimo, per articoli di prezzo unitario molto basso. In ogni caso, è meglio eseguire il ricalcolo solo in prova (ossia, solo come stampa), oppure su una copia della ditta: perchè, prima di prendere per buone le proposte del programma, è meglio guardarle bene. Una buona idea potrebbe essere preparare una copia provvisoria del magazzino, sul quale si sistemeranno i prezzi con calma; una volta arrivato il 2002, i nuovi prezzi si potranno passare in blocco sul magazzino "vero" mediante gli agganci all'esterno.
Nelle registrazioni contabili, Gestilog permette una flessibilità come forse nessun altro programma. Alcuni non se ne rendono conto, molti lo sanno, pochi la sfruttano fino in fondo. Una delle tante possibili applicazioni di questa flessibilità è la tecnica delle registrazioni "a coppia". Alla base di questa tecnica c'è il fatto che Gestilog permette di registrare movimenti in esercizi diversi da quello corrente. Infatti, il giornale si può stampare scegliendo con piena libertà il periodo da...a, la situazione contabile si può calcolare "al...", e così via; perciò basta che i movimenti abbiano la loro data contabile e saranno conteggiati o no in stampe, bilanci ecc. a seconda della data cui si riferiscono le stampe stesse. Tutto ciò in automatico, senza alcuna operazione particolare. Anzi, senza nemmeno il bisogno di ricordarsi della presenza di quei movimenti, scritti magari mesi e mesi prima. Tutto ciò premesso: In casi quali ratei, risconti, fatture da ricevere o da emettere, la tecnica tradizionale è fare una sola scrittura, rimandando l'altra o le altre (per le rettifiche di fine esercizio e/o per la riapertura) al momento della chiusura/riapertura. Ma questo obbliga a lavorare in più fasi, a tenere appunti e, quando verrà il momento, a perdere tempo in ricerche e controlli. Con Gestilog, invece, si può usare la tecnica delle registrazioni a coppia: cioè fare subito tutte e due le registrazioni (quella per data e quella per competenza), una dopo l'altra in un colpo solo. Si lavora meno, si evitano errori... e fatta la scrittura, si è liberi di dimenticarsi del problema. Qualche esempio: Fattura ricevuta in gennaio 2002, ma di competenza 2001:
Fattura emessa nel 2001 per servizi da erogare nel 2002:
Fattura ricevuta in dicembre 2001, ma metà è di competenza 2002:
Premio di un'assicurazione che copre da aprile 2002 a marzo 2003
Nota operativa. Il secondo movimento si ottiene dal primo in modo semiautomatico: scrivere M- , cambiare la data e fare gli eventuali altri aggiustamenti. Per controllo: al momento di confermare il secondo movimento, il conto di transito (fatture da ricevere, ratei, ecc.) deve avere a zero il saldo "oggi", che compare sul lato destro del video; infatti, se si usa sistematicamente la tecnica della registrazione a coppia, i conti di transito non restano mai aperti. Quanto sopra vale anche in corrispondenza del passaggio all'euro. Infatti, su Gestilog si possono tenere contemporaneamente scritture in lire e in euro. Quindi, supponendo che il passaggio avvenga dal 01.01.2002, basta eseguire in lire tutte le scritture fino al 31.12, e in euro tutte quelle dal 01.01. Nel caso dei movimenti a coppia generati con la tecnica descritta più sopra, prima di confermare il movimento del 2002, gli importi vanno cambiati in euro. Allo scopo, si può usare la calcolatrice interattiva di Gestilog: ricordiamo che richiamandola con Alt+L (L-ire) converte automaticamente gli importi da lire in euro. Per controllare scritture in lire o euro, conviene (solo per maggior chiarezza, ma non è strettamente indispensabile) cambiare tra ITL e EUR la valuta "nativa" indicata nella tabella Dati Globali Ditta; questo dato si può cambiare avanti-indietro con tutta libertà ogni volta che si vuole, senza alcun rischio di far danni.
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